Кадровый документооборот

Модуль «Кадровый электронный документооборот» реализуется на базе СЭД WSS Docs. С его помощью кадровые службы оптимизируют рутинные процессы, связанные с управлением персоналом. За счет прозрачности процессов данное решение помогает сократить риски допущения ошибок в документах и предотвратить потерю внутренней информации.

Модуль решает следующие бизнес-задачи:

  • Оптимизация кадрового делопроизводства, включая прием на работу, формирование различных приказов, договоров, справок, заявлений и прочее
  • Согласование документов в единой системе
  • Обеспечение безбумажного кадрового документооборота с использованием квалифицированной электронной подписи
  • Безопасное хранение кадровой документации

Организация приема сотрудников на работу

По запросу инициатора из группы ЦО в системе формируются необходимые документы для принятия сотрудника на работу: трудовой договор, дополнительные соглашения и приказ о приеме сотрудника. После чего документы согласуются и подписываются работодателем и работником в СЭД с помощью электронной подписи. Далее документ автоматически регистрируется и переходит на оперативное хранение.


Согласование кадрового приказа в СЭД WSS Docs


Увольнение или перевод сотрудника в другой отдел

Любой сотрудник может самостоятельно запустить в системе процесс увольнения или перехода в другое подразделение (отдел). После подачи необходимых документов через систему, к рассмотрению и согласованию подключаются все заинтересованные службы. 

 Виды документов, которые может инициировать сотрудник:

  • Заявление о выдаче трудовой книжки
  • Заявление об увольнении
  • Заявка на перевод

Согласование кадровой заявки в системе WSS Docs


Автоматизация работы с внутренними приказами

Типы приказов, которые можно автоматизировать с помощью модуля «Кадровые документы»:

  • Приказ о возложении обязанностей
  • Приказ о предоставлении отпуска работнику
  • Приказ о прекращении трудового договора с работником
  • Приказ о приеме работника на работу
  • Приказ об изменении личных данных работника
  • Приказ об отзыве из отпуска, прерывании ОУР
  • Приказ об установлении полной коллективной (бригадной) материальной ответственности

При создании кадрового приказа, в первую очередь, его необходимо согласовать, а далее – направить на подпись работодателю и разослать сотрудникам для ознакомления.

Ознакомление персонала с документом происходит с помощью решения, принимаемого пользователем в СЭД. Документ подписывается квалифицированной электронной подписью и факт подписания фиксируется в виде штампа в печатной форме.

Визуализация электронной подписи в СЭД WSS Docs

Автоматизация процесса работы с кадровыми заявками и заявлениями

В системе любой сотрудник может быстро создать и согласовать заявку на отпуск или подать заявление на перенос отпуска. Также сотрудники могут самостоятельно подать и другие заявления:

  • Заявление о выборе способа выплаты пособий ФСС
  • Заявление об изменении личных данных
  • Заявку на выполнение дополнительной работы
  • Справку о работе или 2-НДФЛ.

Согласование кадровой справки в СЭД WSS Docs

Процессы Согласования, Подписания и Ознакомления проходят в рамках одного этапа «Согласование», но в разных соответствующих подблоках. Штамп о подписании и штампы об ознакомлении проставляются уже в печатную форму. Как только последний работник ознакомится с документом и подпишет его ЭП, карточка переходит на Оперативное хранение, а документу автоматически присваивается регистрационный номер.

Модуль кадровых документов поддерживает работу как с бумажными носителями, храня все необходимые сканированные оригиналы, так и работу с электронной подписью сотрудников, позволяя исключить необходимость печати и подписания документа на бумаге.


Мы используем cookies, чтобы улучшить работу сайта и предоставить вам больше возможностей. Продолжая использовать сайт, вы соглашаетесь на обработку файлов «cookies».

Подробнее