Автоматизация процессов HR-службы
Решение «Кадровый электронный документооборот» реализуется на базе СЭД WSS Docs, помогая сотрудникам HR-службы автоматизировать рутинные процессы, сократить риски допущения ошибок в документах и предотвратить потерю информации.
Какие бизнес-задачи можно решать в WSS Docs:
- Ведение кадрового делопроизводства, включая прием на работу, формирование различных приказов, договоров, справок, заявлений
- Согласование документов в единой системе
- Обеспечение безбумажного кадрового документооборота с использованием квалифицированной электронной подписи
- Безопасное хранение документации
Организация приема сотрудников на работу
По запросу инициатора из группы ЦО в системе формируются необходимые документы для принятия сотрудника на работу: трудовой договор, дополнительные соглашения и приказ о приеме сотрудника. После чего документы согласуются и подписываются работодателем и работником в СЭД с помощью электронной подписи. Далее документ автоматически регистрируется и переходит на оперативное хранение.
Увольнение или перевод сотрудника в другой отдел
Любой сотрудник может самостоятельно запустить в системе процесс увольнения или перехода в другое подразделение (отдел). После подачи необходимых документов через систему, к рассмотрению и согласованию подключаются все заинтересованные службы.
Виды документов, которые может инициировать сотрудник:
- Заявление о выдаче трудовой книжки
- Заявление об увольнении
- Заявление на перевод
Работа с внутренними приказами
Типы приказов, которые можно автоматизировать с помощью модуля «Кадровые документы»:
- Приказ о возложении обязанностей
- Приказ о предоставлении отпуска работнику
- Приказ о прекращении трудового договора с работником
- Приказ о приеме работника на работу
- Приказ об изменении личных данных работника
- Приказ об отзыве из отпуска, прерывании ОУР
- Приказ об установлении полной коллективной (бригадной) материальной ответственности
При создании кадрового приказа, в первую очередь, его необходимо согласовать, а далее – направить на подпись работодателю и разослать сотрудникам для ознакомления.
Ознакомление персонала с документом происходит с помощью решения, принимаемого пользователем в СЭД. Документ подписывается квалифицированной электронной подписью и факт подписания фиксируется в виде штампа в печатной форме.
Автоматизация заявлений
В системе любой сотрудник может быстро создать и согласовать заявление на отпуск или подать заявление на перенос отпуска. Также сотрудники могут самостоятельно подать и другие заявления:
- Заявление о выборе способа выплаты пособий ФСС
- Заявление об изменении личных данных
- Заявление на выполнение дополнительной работы
- Справку о работе или 2-НДФЛ.
Процессы Согласования, Подписания и Ознакомления проходят в рамках одного этапа «Согласование», но в разных соответствующих подблоках. Штамп о подписании и штампы об ознакомлении проставляются уже в печатную форму. Как только последний работник ознакомится с документом и подпишет его ЭП, карточка переходит на Оперативное хранение, а документу автоматически присваивается регистрационный номер.
Модуль кадровых документов поддерживает работу как с бумажными носителями, храня все необходимые сканированные оригиналы, так и работу с электронной подписью сотрудников, позволяя исключить необходимость печати и подписания документа на бумаге.
