Автоматизация работы канцелярии, делопроизводителей и секретариата

WSS Docs обеспечивает полный цикл работы с документами от регистрации до списания в дело. Система решает задачи согласования, наложения резолюции, рассылки, постановки и исполнения поручений. Организация хранения всех документов компании в электронном виде позволяет сотрудникам быстро осуществлять поиск. 

В типовой поставке предусмотрена работа с рядом документов:

Входящая и исходящая корреспонденция;

Внутренние – приказы, распоряжения, служебные записки, договоры и соглашения, поручения и протоколы совещаний;

Нормативные;

Рабочие материалы – документы в свободной форме

Регистрация

Для соблюдения процедур делопроизводства в WSS Docs реализованы возможности для быстрой регистрации бумажных и электронных документов. Функция автоматической регистрации позволяет избежать дубликатов, так как система однократно присваивает документу номер и заносит в единый реестр. Для удобного заполнения реквизитов предусмотрено применение готовых шаблонов документов.  

Согласование

Для согласования документов в системе используются параллельные и последовательные маршруты, в которых можно изменять порядок согласующих по необходимости или работать с преднастроенными маршрутами. Система предусматривает одновременную работу пользователей с текстом и, в зависимости от выданных прав доступа, позволяет сотрудникам вносить изменения в документы и работать с разными версиями. Для отслеживания изменений WSS Docs по почте оповещает сотрудников по всем событиям документа.

Контроль исполнения документов

С целью повышения исполнительской дисциплины в системе предусмотрен механизм постановки документов на контроль, который дает возможность руководителям устанавливать сроки по исполнению документа и отслеживать его статус. За счет предоставления полной информации о движении документов на протяжении всего их жизненного цикла обеспечивается прозрачность работы сотрудников.

Бизнес-эффекты

 

В 2-3 раза сокращаются сроки согласования документов

В 10 раз сокращается время поиска документов

Повышается исполнительная дисциплина сотрудников

До 40% уменьшается время регистрации документов

В 2 раза быстрее сотрудники знакомятся с приказами и распоряжениями

Для удобства работы в системе руководителей и «удаленных» сотрудников, предлагаем рассмотреть дополнительные решения WSS Docs:

Мобильное приложение - для оперативного просмотра документов и принятия по ним решений 

Электронная подпись - для подписания электронных документов в системе