Антон Новиков, начальник отдела, Инжиниринговый центр ПАО «Фосагро», Светлана Соколова, начальник управления документационного обеспечения,«Апатит», Наталья Шустрова, начальник управления, «Апатит»

Проект «Внешний и внутренний юридически значимый электронный документооборот», реализованный на базе ЕСМ-платформы WSS Docs (ECM – приложения, которые помогают управлять цифровым контентом), признан лучшим в номинации «Внедрение года в сфере ЭДО».

Проект стартовал в ноябре 2022 года и длился 7 месяцев. За это время ФосАгро удалось перевести в электронный вид и обеспечить подписание с помощью простой электронной подписи и квалифицированной электронной подписи организационно-распорядительные и нормативные документы, протоколы, договоры и дополнительные соглашения, входящую и исходящую корреспонденцию. 

WSS Docs охватывает работу более десяти тысяч пользователей 18 юридических лиц, расположенных в 5 регионах России, входящих в Группу «ФосАгро». В связи с большим количеством подписантов и согласующих, а также требованиями законодательства в части организации электронного документооборота, реализованы инструменты, позволяющие исключить ошибки на этапе подписания. Так, система проверяет документ на наличие необходимых атрибутов – даты, регистрационного номера, информации о сотрудниках, утверждающих и подписывающих документ.  Благодаря автоматической проверке подписанта исключаются случаи заверения документа неуполномоченным лицом. Cистема автоматически выбирает сертификат электронной подписи, исходя из срока хранения и вида документа. 

Для выполнения требований закона в части долговременного хранения документов, WSS Docs была интегрирована с электронным архивом ФосАгро. После подписания ЕСМ-платформа формирует комплект документов, файлы электронных подписей и другие данные, и направляет его в архив.

Чтобы упростить переход контрагентов на электронный формат взаимодействия, WSS Docs интегрировали с несколькими операторами электронного документооборота. Благодаря этому партнеры ФосАгро могут выбрать удобный для себя сервис обмена документами. Сроки заключения договоров сократились с нескольких дней до пары кликов.  

Переход на юридически значимый электронный документооборот позволил оптимизировать ресурсы: общая экономия ФосАгро на содержании архивных площадей составила 88%, на бумаге и расходных материалах – 94%, на услугах курьерской доставки – 53%. Изменения ощутили и сотрудники: благодаря отказу от части ручных операций трудозатраты на обработку документа снизились на 78%.

 «Лучший ЭДО в России и СНГ» – ежегодный конкурс портала финансовых руководителей CFO-Russia.ru.  Цель конкурса – выявить и популяризировать достижения компаний в сфере электронного документооборота, способствовать повышению эффективности и развитию ЭДО.