Интеграция Docs5 с Контур.Диадок: документооборот с контрагентами в одной системе
Содержание:
Знакомая картина: договор согласовали в СЭД, потом вручную загрузили в Диадок, отправили контрагенту, дождались подписания — и снова вернулись в СЭД, чтобы обновить статус и загрузить финальную версию. А если в процессе участвует бухгалтерия, продублировали загрузку и туда. Три системы, три интерфейса, бесконечные переключения. Пока документ «путешествует» между системами вручную, кто-то может скачать не ту версию, забыть перенести статус или просто потратить полдня на рутину вместо работы.
Модуль «Интеграция с Контур.Диадок» для Docs5 убирает этот разрыв. Вся работа с документами — отправка, подписание — выполняется в Docs5. Финальные версии из Диадока поступают сюда же — необходимость переключаться между системами отсутствует.
Что меняется
| Было | Стало |
|---|---|
| Файлы вручную выгружали из Docs5 и загружали в Диадок, и наоборот | Документы автоматически отправляются контрагенту из Docs5 и поступают в Docs5 из Диадока |
| Статусы проверяли в Диадоке и переносили вручную в Docs5 и учетные системы | Статусы в связанных системах обновляются автоматически |
| Файлы скачивались и хранились в локальных папках | Документы передаются из системы в систему, минуя «рабочий стол» |
Итог: документооборот ускоряется, риск ошибок и утечек снижается.
Какие документы поддерживаются
| Формализованные документы | Неформализованные документы |
|---|---|
| УПД | Договоры |
| Счёта-фактуры | Дополнительные соглашения |
| Акты | Входящая и исходящая корреспонденция |
| ТОРГ-12 | Счета, акты, акты сверки |
Все ключевые операции выполняются в Docs5: подписание УКЭП (в том числе трёхсторонних договоров), подписание сотрудниками разных компаний холдинга, работа с машиночитаемыми доверенностями, принятие решений (отказ от подписания, аннулирование, запрос уточнения), выгрузка оригиналов.
Как это работает: три ключевых сценария
Договоры: быстрее и без путаницы в версиях
Самая сложная ситуация для сотрудника — когда контрагент присылает договор на подписание первым. В этот момент легко потерять контроль: в компании могли согласовать одну версию, а из Диадока может прийти другая. Сотрудник должен решить, что делать — отправлять на повторное согласование новый договор или подписывать. Плюс в СЭД появляется вторая карточка на тот же документ — важно в них не запутаться.
Модуль помогает навести порядок в этом хаосе:
- если договор совпадает с согласованной версией, входящая карточка аннулируется, а исходная, созданная в СЭД, обновляется: из Диадока в неё переносятся подписанный документ, подписи и информация об МЧД контрагента;
- если версия отличается, но расхождения приемлемы, документ копируется в согласованную карточку и отправляется на повторное согласование;
- если расхождения не приемлемы, от подписания можно отказаться.
Видео: договор отправляют на подписание контрагенту — смотреть
Видео: контрагент присылает договор на подписание первым — смотреть
Пример сценария: контрагент подписывает договор первым
Первичка: массовый поток под контролем
Первичные документы — это огромный поток. Поэтому важно не потерять в нём ни один документ и обрабатывать их быстро. Модуль позволяет работать как с одиночными документами, так и с комплектами — например, закрывающие документы по одному договору можно объединить в пакет и принимать решения по ним одним кликом или отдельно. Комплекты можно объединять и разделять.
Возможности работы с комплектами документов в СЭД Docs5
Отдельно стоит сказать про слаженность работы сотрудников, задействованных в документообороте с партнерами. Бухгалтер работает в учётной системе, делопроизводитель — в Docs5, но оба видят актуальную картину: данные синхронизируются.
Видео: документы отправляют на подпись контрагенту — смотреть
Видео: документы поступают от контрагента — смотреть
Пример сценария: документы отправляют на подпись контрагенту
Переписка с контрагентами: без рутины
Входящее письмо из Диадока сразу превращается в карточку с предзаполненными полями — не нужно заводить её вручную. Дальше всё как обычно: регистрация, резолюция, поручения — прямо из карточки поступившего документа.
С исходящими письмами работа также ускоряется: создали документ в Docs5, подписали, отправили — статус обновится автоматически, когда контрагент рассмотрит документ.
Что получает бизнес
- Скорость — отправка, получение и подписание осуществляются в Docs5.
- Слаженность — бухгалтерия и делопроизводство работают в едином информационном поле.
- Безопасность — файлы не скачиваются и не хранятся в локальных папках, доступ третьих лиц исключён.
Посмотрите, как это работает
Если хотите оценить модуль на своих сценариях — запланируйте демонстрацию.
Написать: info@wss-consulting.ru
Позвонить: +7 (495) 269 07 38