Больше новостей - в социальных сетях WSS-Consulting:
Вот уже больше года (с 1 сентября 2024 года) сотрудники компаний могут подписывать электронные документы только с помощью сертификатов физлица в сочетании с МЧД. В этой статье вы узнаете о возможностях ЕСМ-платформ WSS Docs и Docs5 для работы с машиночитаемыми доверенностями. Если же вы предпочитаете смотреть, а не читать, - запись этого вебинара для вас:
Содержание:
- Что такое машиночитаемые доверенности и для чего они нужны?
- Как выглядит машиночитаемая доверенность?
- Какие форматы МЧД существуют и какие из них поддерживают WSS Docs и Docs5?
- Как создать МЧД?
- Как передоверить МЧД?
- Как работать с МЧД в WSS Docs и Docs5?
- Как создать МЧД в WSS Docs и Docs5?
- Как создать МЧД вне WSS Docs и Docs5?
- Как добавить подписанную МЧД в WSS Docs и Docs5?
- Что такое справочник МЧД?
- Как подписать документ с помощью МЧД?
- Как отозвать МЧД?
- Преимущества использования WSS Docs и Docs5 для работы с МЧД
Что такое машиночитаемые доверенности? Для чего они нужны?
Чтобы гендиректору самостоятельно не подписывать документы, он может передоверить это право своему сотруднику, наделив его определенными полномочиями через нотариальную доверенность.
Ранее для наделения полномочиями требовалось оформлять бумажную доверенность, однако сейчас для этого все чаще используются электронные доверенности, они же машиночитаемые доверенности или МЧД.
Машиночитаемая доверенность – это электронная форма бумажной доверенности, подписанная квалифицированной электронной подписью (КЭП) руководителя организации или индивидуального предпринимателя, создается и представляется в файле формата XML.
Почему МЧД – это актуально?
Раньше работники получали электронную подпись сотрудника с данными компании и подписывали документы ей. С 1 сентября 2023 года удостоверяющие центры (УЦ) перестали выдавать сертификаты сотрудников, в которых содержится информация о компании. Все сертификаты, полученные до этой даты, можно использовать для подписания электронных документов до 31 августа 2024 года или до срока окончания действия сертификата, смотря что наступит раньше. После сотрудник обязан перейти на схему подписания документов сертификатом физлица.
Однако подписи физлица при обмене документами с контрагентами и ;государственными органами недостаточно, чтобы вести юридически значимый документооборот. Для подтверждения полномочий сотрудника и его принадлежности к компании необходима доверенность, выданная руководителем на передачу части полномочий представителю.
Как выглядит машиночитаемая доверенность?
Приказ Минцифры РФ от 18.08.2021 № 857 устанавливает требования к содержанию электронной доверенности:
- Наименование и номер.
- Данные о доверителе для физического лица или индивидуального предпринимателя: Ф. И. О., СНИЛС, ИНН, ОГРНИП.
- Данные о доверителе для российского юридического лица: наименование, адрес юрлица, ИНН, ОГРН, КПП, Ф. И. О. и СНИЛС руководителя.
- Данные о доверителе для иностранного юридического лица: наименование, адрес юрлица, ИНН при наличии, регистрационный номер и Ф. И. О. руководителя.
- Данные о представителе: Ф. И. О., дата рождения, паспортные данные, СНИЛС и ИНН.
- Дату совершения (дату создания метки доверенного времени).
- Срок действия документа при его наличии.
- Полномочия представителя с идентификаторами по классификатору или в ином виде, если они не указаны в классификаторе.
- Данные об информационной системе, в которой можно проверить информацию о досрочном прекращении действия документа.
- КЭП, с помощью которой подписали документ.
- Возможность передоверия документа.
Реквизиты МЧД необходимо передавать вместе с каждым документом, который был подписан сертификатом физического лица.
В СЭД WSS Docs предусмотрена визуализация xml-файла в привычную печатную форму документа.
Какие форматы МЧД существуют и какие из них поддерживает WSS Docs?
Выделяют 2 формата МЧД в зависимости от сферы ее применения:
- 003 – единый формат;
- Собственные форматы государственных органов.
Работу с форматом 003 уже поддерживают федеральные ЭТП (электронные торговые площадки), Честный ЗНАК, ЦБ и другие органы. Также формат используется в документообороте с контрагентами.
Тем не менее, не все системы, площадки и организации на данный момент готовы к работе с единым форматом:
- в документообороте с контрагентами все еще часто используется предыдущий формат – 002;
- для работы с некоторыми гос. органами требуется использование их собственного формата МЧД, как, например, для отчетности в СФР и ФНС.
WSS Docs поддерживает работу со следующими форматами МЧД:
- 003 – единый формат;
- МЧД СФР;
- МЧД ФНС (5.03);
- аналогом МЧД - уведомлением о предоставлении полномочий представителю (УПУП).
Как создать МЧД?
Создать МЧД можно различными способами:
МЧД подписывается КЭП юридического лица, которую получил руководитель в аккредитованном удостоверяющем центре.
Как передоверить МЧД?
При создании МЧД обязательно указывается возможность передоверить полномочия, указанные в ней, создав дочернюю МЧД «в порядке передоверия».
Для примера введем 2 понятия:
- доверенность с правом передоверия (корневая) – доверенность, выпущенная руководителем компании на доверенное лицо с возможностью последующего передоверия;
- доверенность, выпущенная в порядке передоверия (дочерняя) – доверенность, выпущенная доверенным лицом.
Если в корневой доверенности, которая была выдана руководителем, указана возможность передоверия, то доверенное лицо может выпустить МЧД на другого сотрудника.
При создании доверенности обязательно указывается возможность передоверия:
- права передоверия нет;
- есть право на однократное передоверие;
- есть право на последующее передоверие.
Процесс передоверия усложняется тем, что доверенность не всегда получится передоверить без посещения нотариуса. Если доверенность, выданная в порядке передоверия, оформляется юридическим лицом, нотариус не нужен. Если физическим – требуется нотариальное заверение.
Пример: в группе компаний есть управляющая компания и компания, ведущая бухгалтерию. Генеральный директор выпускает доверенность с правом передоверия на руководителя бухгалтерской компании, который затем выпускает доверенность на своего сотрудника. Нотариус не требуется, так как доверенность выдана юридическим лицом.
Если доверенность в порядке передоверия выпускается физическим лицом, заверение нотариуса необходимо.
Как работать с МЧД в СЭД WSS Docs?
При подписании документа электронной подписью физического лица в WSS Docs требуется наличие актуальной МЧД. МЧД создаются, обрабатываются и хранятся в системе.
При подписании документа с помощью электронной подписи физического лица происходит проверка наличия действующей МЧД подписанта.
Пользователям доступны различные варианты работы с МЧД:
- Формирование МЧД в WSS Docs;
- Формирование МЧД вне WSS Docs;
- Добавление подписанной МЧД в WSS Docs;
- Справочник МЧД в WSS Docs.
Как создать МЧД в СЭД WSS Docs и Docs5?
В WSS Docs пользователям доступен процесс «Доверенности». В рамках этого процесса можно подготовить, согласовать, сформировать МЧД, подписать его и зарегистрировать в ФНС.
Чтобы создать МЧД, нужно создать карточку доверенности и заполнить её, указав тип – «Электронная», содержание, возможность передоверия, сроки действия, подписанта, доверенное лицо и передаваемые полномочия.
Как создать МЧД вне WSS Docs?
Формирование и подпись xml-файла МЧД выполняются в сторонней системе, но карточка доверенности создаётся в WSS Docs для согласования.
Процесс создания МЧД вне WSS Docs:
- Пользователь создает карточку доверенности в WSS Docs, заполняет её и отправляет на согласование;
- После согласования данные автоматически направляются в стороннюю систему для формирования xml-файла МЧД и подписания;
- Подписание может быть реализовано как в этой системе, так и в WSS Docs;
- После формирования и регистрации МЧД в реестре ФНС информация возвращается в WSS Docs;
- Система WSS Docs обеспечивает хранение доверенности. Подписанты могут использовать её при подписании документов.
Как добавить подписанную МЧД в WSS Docs?
Добавление подписанной МЧД нужно, когда доверенность была согласована и подписана вне WSS Docs. Процесс добавления происходит вручную, без интеграции с сторонними системами.
Процесс добавления доверенности:
- Сотрудник создаёт карточку через «Создать подписанную доверенность»;
- Сотрудник загружает МЧД в карточку, заполняет поля, регистрирует и отправляет в архив;
- Загруженную МЧД можно выбирать при подписании документов электронной подписью физического лица.
Что такое справочник МЧД в WSS Docs?
Если для выпуска МЧД используются сторонние системы, может быть реализован справочник МЧД. Отличие данного подхода в том, что процесс «Доверенности» не используется, а обслуживание справочника доверенностей осуществляется силами Заказчика (создание карточек, их заполнение, контроль актуальности).
Как подписать документ в СЭД WSS Docs с применением МЧД?
При подписании документа электронной подписью проверяется сертификат пользователя. Если подписание производится сертификатом юридического лица, МЧД не требуется.
Если сотрудник подписывает документ электронной подписью физического лица, система проверяет наличие действующих МЧД. При отсутствии валидной МЧД пользователь получает предупреждение. Если актуальная доверенность есть, подписание проходит успешно, ссылка на МЧД подтягивается автоматически.
Если у сотрудника несколько валидных МЧД, открывается всплывающее окно для выбора нужной доверенности.
Как отозвать машиночитаемую доверенность в WSS Docs?
Отозвать электронную доверенность можно на сайте ФНС, через WSS Docs через оператора ЭДО, либо вручную или автоматически в WSS Docs.
По умолчанию, в WSS Docs доверенность отзывается вручную: в карточке МЧД выбирается «Отозвать доверенность», и она становится недоступна для подписания.
Автоматический отзыв возможен при увольнении подписанта, увольнении доверенного лица или по истечении срока действия доверенности. Юридический отзыв осуществляется через ФНС или интеграцию с оператором ЭДО (например, API Диадока не поддерживает отзыв доверенности через ФНС).
Где используется МЧД в WSS Docs?
МЧД используется во всех процессах, где предусмотрено подписание:
- договоры и дополнительные соглашения;
- бухгалтерские документы;
- организационно-распорядительные документы – нормативные документы, приказы, распоряжения, служебные записки;
- кадровые документы;
- исходящая корреспонденция.
Преимущества использования МЧД в WSS Docs
Автоматизация документооборота
Возможность хранения и администрирования всех доверенностей в единой системе и использование их для подписания документов электронной подписью.
Исключаются риски ошибок и фальсификации
МЧД регистрируется в распределенном реестре ФНС и всегда можно проверить её валидность. Бумажные доверенности имеют высокие риски фальсификации.
Повышение прозрачности процесса подписания
В карточке хранится информация об электронной подписи, которой подписан документ, а также информация о доверенности, на правах которой был подписан документ.