Больше новостей - в социальных сетях WSS-Consulting:

    

Электронная подпись давно стала неотъемлемой частью современного документооборота. Она позволяет компаниям отказаться от бумажных процессов, ускорить подписание, снизить затраты и при этом обеспечить полную юридическую значимость документов.

В этой статье мы собрали ключевые возможности ECM-платформ WSS Docs и Docs5 по работе с электронными подписями: 

• Использование КЭП для электронного документооборота с контрагентами
• Подписание документов облачной НЭП
• Подписание с помощью приложения «Госключ»
• Усовершенствование электронной подписи
• Модуль «Доверенности с МЧД»
• Формирование печатных форм документов со штампами подписей
• Возможность выбора вариантов работы с электронными подписями пользователями

Использование квалифицированной электронной подписи (КЭП) для электронного документооборота с контрагентами

WSS Docs и Docs5 поддерживают использование квалифицированной электронной подписи (КЭП) для обмена документами с контрагентами через операторов ЭДО - Диадок и СБИС. Подписание осуществляется в WSS Docs или Docs5, без входа в личный кабинет оператора ЭДО.

Возможности:

• Подписание КЭП договорных документов и отправка их контрагенту через оператора ЭДО (Диадок/СБИС);
• Подписание КЭП корреспонденции с последующей отправкой контрагенту через оператора ЭДО (Диадок/СБИС);
• Подписание КЭП первичных финансовых документов и отправка их контрагенту через оператора ЭДО (только Диадок);
• Подписание документов с использованием КЭП с МЧД;
• Получение КЭП с МЧД от контрагента через оператора ЭДО;
• Поддержка полной синхронизации статусов с сервисами операторов ЭДО:

- загрузка и проверка подписи контрагента;
- аннулирование документов;
- утверждение и другие операции.

Поддерживаемые криптопровайдеры:

• КриптоПро;
• VipNet СSP;
• Tumar CSP (Казахстан).

Подписание документов облачной неквалифицированной электронной подписью (НЭП)

Подписание сертификатом облачной подписи удобно тем, что сотрудники могут подписывать документы из любой точки мира, на любом устройстве, без необходимости устанавливать дополнительное программное обеспечение.

В WSS Docs и Docs5 реализована поддержка облачного подписания неквалифицированной электронной подписью для кадровых документов, авансовых отчётов и других видов документов, где допускается использование НЭП.

Поддерживаемые криптопровайдеры:

• КриптоПро DSS;
• НЭП Контур.

Подписание документов с помощью приложения «Госключ»

«Госключ» — это государственное мобильное приложение для удаленного подписания документов с сохранением юридической значимости. В приложении физические лица могут самостоятельно бесплатно выпускать для себя сертификаты электронных подписей и подписывать с их помощью документы.

Какие подписи можно выпускать в Госключе:

• НЭП физического лица;
• КЭП физического лица;
• КЭП юридического лица.

Благодаря интеграции документы из WSS Docs или Docs5 можно передавать на подписание сотруднику непосредственно на его смартфон. После подписания актуальный статус по документу передается в WSS Docs или Docs5.

Процесс подписания документа в приложении «Госключ»

Преимущества использования Госключа для бизнеса: 

• Подписанные документы обладают юридической значимостью;
• Воспользоваться приложением можно везде, где есть доступ к сети Интернет, что позволяет подписывать документы независимо от того, где находятся сотрудники – в офисе, в командировке или в цеху;
• Подписание занимает минимальное количество времени.

Усовершенствование электронной подписи

Усовершенствованная подпись — это разновидность квалифицированной электронной подписи. Она обеспечивает долгосрочную юридическую силу подписанного документа, а также позволяет доказать факт подписания документа электронной подписью при судебных разбирательствах.

Функционал позволяет сохранять юридическую значимость электронных кадровых документов на протяжении установленных законодательством сроков хранения, которые для некоторых документов составляют 50-75 лет.

Усовершенствование электронной подписи включает:

• добавление метки времени для подтверждения времени подписания документа;
• добавление метки OCSP, подтверждающей, что сертификат электронной подписи был действителен на момент подписания;
• добавление архивных меток времени и усовершенствование подписи до архивного формата CadES-A для долговременного хранения документов, подписанных с электронной подписью.

Форматы электронных подписей

Модуль «Доверенности с МЧД»

С 1 сентября 2024 года прекращена выдача сертификатов электронных подписей сотрудников. В настоящее время можно оформить только два вида сертификатов электронной подписи:

• Сертификат ЭП юридического лица (выдается на организацию);
• Сертификат ЭП физического лица (без присоединения к организации).

Если документы вместо генерального директора подписывает доверенное лицо, он делает это с помощью сертификата ЭП физического лица, а полномочия на подписание подтверждаются машиночитаемой доверенностью (МЧД).

Модуль «Доверенности с МЧД» позволяет:

• автоматизировать полный цикл работы с МЧД: от создания и регистрации в ФНС до последующего использования при подписании;
• добавлять подписанные МЧД и использовать их в системе.

Узнайте больше о возможностях модуля по этой ссылке.

Процесс работы с МЧД:

1. Создание МЧД;
2. Внутреннее согласование (при необходимости);
3. Автоматическая генерация XML-файла МЧД в требуемом формате;
4. Подписание МЧД КЭП ЮЛ;
5. Регистрация МЧД в распределенном реестре ФНС;
6. МЧД доступна для подписания в системе WSS Docs и Docs5.

Проверка сертификата электронной подписи:

WSS Docs автоматически определяет тип используемого сертификата:

• Если используется сертификат КЭП юридического лица, то МЧД не требуется, подписание документа проходит успешно;
• Если используется сертификат КЭП физического лица, то МЧД требуется, система предлагает пользователю выбрать действующую МЧД.

При увольнении сотрудника или окончании срока действия доверенности, МЧД автоматически становится недоступна для использования в системе.

Расширенные возможности:

• Поддержка B2G-форматов

По умолчанию модуль поддерживает единый формат МЧД 003 (B2B). Дополнительно возможно подключение форматов для B2G:
• Для ФНС (формат 5.03);
• Для СФР.

• Передоверие МЧД

Помимо стандартных МЧД без права передоверия можно выпускать доверенности:
• с однократным передоверием;
• с многократным передоверием.

Такой подход позволяет, например, руководителю организации выписать «корневую» МЧД ключевым пользователям, которые, в свою очередь, могут выпускать «дочерние» доверенности на других сотрудников. При этом они могут делегировать только те полномочия, которые предусмотрены «корневой» доверенностью.

При отзыве «корневой» МЧД все «дочерние» доверенности автоматически теряют силу и становятся недоступными для использования.

• Читайте также: МЧД: для чего они нужны и как с ними работать в СЭД WSS Docs?
• Смотрите видео: реализация и применение МЧД в группе компаний «ТМК»

Формирование печатных форм документов со штампами подписей

Печатная форма позволяет сотрудникам и контрагентам ознакомиться с содержанием документа в привычном формате и убедиться, что он действительно подписан.

В некоторых случаях, например, при работе с КЭДО, печатная форма со штампами особенно важна — это повышает доверие к электронному кадровому документообороту в целом: сотрудники могут сохранить или распечатать документ и убедиться, что он подписан электронной подписью.

В WSS Docs и Docs5 для каждого документа, подписанного электронной подписью, можно формировать печатную форму с штампом.

Пример базового варианта штампа электронной подписи

Штамп может применяться для документов, подписываемых всеми видами электронной подписи (КЭП, НЭП, ПЭП) и может настраиваться в соответствии с требованиями компании:

• можно изменить место простановки штампа (закладка или колонтитул);
• возможно редактировать перечень атрибутов, отображаемых в штампе;
• визуально штамп можно менять (например, добавить логотип компании).

Возможность выбора вариантов работы с электронными подписями пользователями

В ECM-платформах WSS Docs и Docs5 предусмотрены инструменты, помогающие исключить подписание документов сторонними или чужими сертификатами подписей.

• Подтверждение электронной подписи пользователя администратором перед первым использованием.

Процесс выглядит следующим образом:

1. Администратор или пользователь создают заявку на использование сертификата электронной подписи;
2. Администратор подтверждает заявку своей электронной подписью;
3. После подтверждения администратором, сертификат электронной подписи доступен пользователю для подписания в системе WSS Docs или Docs5.

• Фильтрация сертификатов подписей.

В этом варианте администратору не требуется подтверждать сертификат. Пользователю для подписания электронной подписью доступны все сертификаты, установленные на его компьютере.

Предусмотрена фильтрация сертификатов, которая гибко настраивается в зависимости от требований организации. Например, пользователю могут быть доступны только те сертификаты:

• в которых он указан в качестве владельца сертификата;
• в которых указана организация, совпадающая с организацией в карточке документа;
• выданные определенным удостоверяющим центром.

Преимущества:

• Исключено умышленное использование чужого сертификата;
• Исключается возможность подписания ошибочно выбранным сертификатом;
• Документы подписываются автоматически, если система обнаружила только один сертификат, отвечающий условиям фильтрации. Это удобно, когда у одного подписанта есть несколько сертификатов для разных юридических лиц и нужно исключить возможность подписания документов одной организации сертификатом другой.