Вертолеты россии

Заказчик

Холдинг «Вертолеты России» - один из мировых лидеров вертолетостроительной отрасли, единственный разработчик и производитель вертолетов в России. В состав холдинга входит 18 предприятий. Штат сотрудников - 46 000 человек.

История проекта


Первая система электронного документооборота появилась в компании в 2009 году. После трех лет работы в СЭД, пользователям оказалось недостаточно возможностей системы. С каждым годом документооборот холдинга только увеличивался, также появлялись новые процессы, которые требовалось автоматизировать. Предыдущая система не справлялась с обработкой большого числа документов, что вело к низкой производительности работы сотрудников. Отсутствие ролевых интерфейсов и недостаток функций контроля над документами не позволяли автоматизировать многие процессы в организации. При этом стоимость системы была выше предложений других вендоров. По результатам анализа рынка, руководство компании было заинтересовано в внедрении более гибкого и полнофункционального решения.

Цели


В 2012 году компания запустила проект «Модернизация СЭД», в рамках которого планировалось решить ряд задач:

  • Внедрить новую систему электронного документооборота в Управляющей компании холдинга
  • Провести тиражирование системы на все предприятия
  • Произвести миграцию документов из предыдущей СЭД
  • Связать все инсталляции системы в единое информационное пространство
  • Повысить функции контроля исполнительской дисциплины сотрудников: внедрение KPI, системы отчетности
  • Обеспечить внутренний безбумажный документооборот в рамках предприятий холдинга

    

География присутствия холдинга Вертолеты России на карте

    Компании холдинга, задействованные в WSS Docs

 

Для реализации проекта была выбрана платформа WSS Docs


В 2013 году в управляющей компании холдинга была внедрена новая система на базе WSS Docs. После успешного ввода системы в эксплуатацию, были запущены проекты по тиражированию СЭД WSS Docs на предприятиях холдинга. Документы из предыдущей системы были перенесены в WSS Docs. Модуль «Федерация» объединил системы, установленные в предприятиях холдинга, в одно пространство и позволил ускорить обмен документами между предприятиями.

Перечень документов, работа с которыми была автоматизирована в WSS Docs:

  • Договоры и Дополнительные соглашения
  • Корпоративные решения
  • Документы Совета директоров
  • Распоряжения
  • Электронные служебные записки
  • Входящие документы
  • Поручения
  • Поручения Совета директоров/Комитетов при Совете директоров
  • Нормативные документы
  • Приказы
  • Исходящие документы
  • Протоколы совещаний
  • Подбор персонала
  • Информационно-справочные документы
  • ОРД Дирекции по персоналу (Организационно-распорядительные документы)
  • Акты
  • Служебные записки
  • Информационно-справочные документы Совета безопасности
  • Стандарты


Дополнительные возможности


За счет внедрения дополнительных модулей был расширен функционал системы в части обработки, согласования и обмена документами между предприятиями.

  1. Интеграция с CRM для работы с поручениями, входящими документами и договорами
  2. Интеграция с образовательной платформой Юрайт в части синхронизации справочников контрагентов и пользователей, а также в части создания файла договоров с помощью конструктора договоров
  3. Интеграция с почтой для автоматического создания карточек входящих документов на основании писем, поступающих на определенный ящик электронной почты


Преимущества режима «Федерации»


Работа модуля заключается в объединении инсталляций системы WSS Docs, установленные на разных предприятиях. Пользователь из одной компании может отправить документ на согласование в другую компании холдинга, не выходя из системы. Таким образом исключается необходимость вручную сохранять файл и отправлять его по электронной почте или курьером. При помощи модуля «Федерации» система способна самостоятельно определять, к какому предприятию относится сотрудник, от которого пришел документ. Если отправитель является работником другого предприятия холдинга, то получателю документ на согласование придет в его системе.

Для обмена внутренними документами между предприятиями холдинга была выполнена интеграция Исходящих и Входящих документов, а также интеграция приказов и распоряжений. Помимо этого, согласование документов может происходить в системе с участием сотрудников разных предприятий, а постановка поручений также возможна на сотрудников из других территориальных точек.


Модуль Электронной подписи


Для подписания документов, не распечатывая бумажный оригинал, был внедрен модуль Электронной подписи по стандарту ГОСТ-2012. Реализованы возможности подписания документов из браузеров Chrome и Mozilla, также из мобильного клиента. После подписания документа ЭП появилась возможность создавать визуальную копию документа, куда автоматически проставляется штамп.

В штампе указывается информация:

  1. Сертификат – номер сертификата ЭП;

  2. Кому выдан – ФИО владельца сертификата ЭП (подписанта);

  3. Действителен – срок действия сертификата ЭП;

  4. Выдан – название аккредитованного удостоверяющего центра, выдавшего сертификат


Визуализация штампа электронной подписи

 

Особенно востребованные функции:

  • Формирование отчетов по документам
  • Быстрый поиск документов и связанных с ними данных
  • Предварительный просмотр документа в браузере с возможностью быстрого принятия решения, создания поручений по документу и прочих действий.
  • Делегирование полномочий на работу с документами и поручениями, вынесение резолюций по документам – функционал, позволяющий решать повседневные задачи бизнеса
  • Согласование и подписание документов в мобильном приложении

   

Развитие системы


В рамках развития системы WSS Docs запланировано внедрение утилиты поточного сканирования по штрих-коду. Это позволит быстро находить нужный документ в системе и автоматически прикреплять сканированные оригиналы сразу в несколько карточек при одной итерации сканирования. На этапе реализации также находится процесс интеграции WSS Docs с системой АС ФЗД и с Активным каталогом AD для актуализации данных пользователей.

 


Мы используем cookies, чтобы улучшить работу сайта и предоставить вам больше возможностей. Продолжая использовать сайт, вы соглашаетесь на обработку файлов «cookies».

Подробнее


Facebook_white.pngCombined-Shape.png