Первая система электронного документооборота появилась в компании в 2009 году. После трех лет работы в СЭД, пользователям оказалось недостаточно возможностей системы. С каждым годом документооборот холдинга только увеличивался, также появлялись новые процессы, которые требовалось автоматизировать. Предыдущая система не справлялась с обработкой большого числа документов, что вело к низкой производительности работы сотрудников. Отсутствие ролевых интерфейсов и недостаток функций контроля над документами не позволяли автоматизировать многие процессы в организации. При этом стоимость системы была выше предложений других вендоров. По результатам анализа рынка, руководство компании было заинтересовано в внедрении более гибкого и полнофункционального решения.
Компании холдинга, задействованные в WSS Docs
В 2013 году в управляющей компании холдинга была внедрена новая система на базе WSS Docs. После успешного ввода системы в эксплуатацию, были запущены проекты по тиражированию СЭД WSS Docs на предприятиях холдинга. Документы из предыдущей системы были перенесены в WSS Docs. Модуль «Федерация» объединил системы, установленные в предприятиях холдинга, в одно пространство и позволил ускорить обмен документами между предприятиями.
Перечень документов, работа с которыми была автоматизирована в WSS Docs:
За счет внедрения дополнительных модулей был расширен функционал системы в части обработки, согласования и обмена документами между предприятиями.
Работа модуля заключается в объединении инсталляций системы WSS Docs, установленные на разных предприятиях. Пользователь из одной компании может отправить документ на согласование в другую компании холдинга, не выходя из системы. Таким образом исключается необходимость вручную сохранять файл и отправлять его по электронной почте или курьером. При помощи модуля «Федерации» система способна самостоятельно определять, к какому предприятию относится сотрудник, от которого пришел документ. Если отправитель является работником другого предприятия холдинга, то получателю документ на согласование придет в его системе.
Для обмена внутренними документами между предприятиями холдинга была выполнена интеграция Исходящих и Входящих документов, а также интеграция приказов и распоряжений. Помимо этого, согласование документов может происходить в системе с участием сотрудников разных предприятий, а постановка поручений также возможна на сотрудников из других территориальных точек.
Для подписания документов, не распечатывая бумажный оригинал, был внедрен модуль Электронной подписи по стандарту ГОСТ-2012. Реализованы возможности подписания документов из браузеров Chrome и Mozilla, также из мобильного клиента. После подписания документа ЭП появилась возможность создавать визуальную копию документа, куда автоматически проставляется штамп.
В штампе указывается информация:
Сертификат – номер сертификата ЭП;
Кому выдан – ФИО владельца сертификата ЭП (подписанта);
Действителен – срок действия сертификата ЭП;
Выдан – название аккредитованного удостоверяющего центра, выдавшего сертификат
Особенно востребованные функции:
В рамках развития системы WSS Docs запланировано внедрение утилиты поточного сканирования по штрих-коду. Это позволит быстро находить нужный документ в системе и автоматически прикреплять сканированные оригиналы сразу в несколько карточек при одной итерации сканирования. На этапе реализации также находится процесс интеграции WSS Docs с системой АС ФЗД и с Активным каталогом AD для актуализации данных пользователей.
