Внедрение СЭД WSS Docs в холдинге «Вертолёты России»

История проекта

Первая система электронного документооборота была внедрена в компании в 2009 году. Через три года работы стало очевидно, что функционала системы недостаточно. Объем документооборота рос, появлялись новые процессы, а предыдущая СЭД не справлялась с большим числом документов. Недостаток ролевых интерфейсов и функций контроля ограничивал автоматизацию, а стоимость системы была выше рыночных предложений. Руководство решило внедрить более гибкое и полнофункциональное решение.

Цели проекта

В 2012 году стартовал проект «Модернизация СЭД», в рамках которого планировалось:

• Внедрить новую СЭД в Управляющей компании холдинга
• Тиражировать систему на все предприятия
• Мигрировать документы из предыдущей СЭД
• Объединить все инсталляции системы в единое информационное пространство
• Повысить контроль исполнительской дисциплины: KPI, отчётность
• Обеспечить внутренний безбумажный документооборот

Компании холдинга, задействованные в WSS Docs

Выбор платформы WSS Docs

В 2013 году в Управляющей компании была внедрена СЭД на базе WSS Docs. После успешного запуска началось тиражирование системы на предприятия холдинга. Документы из предыдущей СЭД были перенесены в WSS Docs. Модуль «Федерация» объединил все установки в единое информационное пространство, ускорив обмен документами между предприятиями.

Автоматизированные документы

• Договоры и дополнительные соглашения
• Корпоративные решения
• Документы Совета директоров
• Распоряжения, приказы, служебные записки
• Входящие и исходящие документы
• Поручения, протоколы совещаний
• Подбор персонала и ОРД
• Информационно-справочные документы
• Стандарты и акты

Дополнительные возможности

1. Интеграция с CRM для работы с поручениями, договорами и входящими документами
2. Интеграция с образовательной платформой Юрайт для справочников контрагентов и создания договоров
3. Интеграция с электронной почтой для автоматического создания карточек входящих документов

Преимущества режима «Федерация»

Модуль «Федерация» объединяет все инсталляции WSS Docs на разных предприятиях. Пользователь может отправлять документы на согласование в другие компании холдинга без ручной пересылки. Система автоматически определяет принадлежность сотрудника и доставляет документ в соответствующую систему получателя. Внутренний обмен документами, согласование и постановка поручений возможны между разными предприятиями.

Модуль электронной подписи

Для подписания документов без печати внедрён модуль ЭП по стандарту ГОСТ-2012, поддерживающий браузеры Chrome, Mozilla и мобильный клиент. После подписания автоматически формируется визуальная копия документа со штампом.

Штамп электронной подписи содержит:

1. Сертификат – номер сертификата ЭП
2. Кому выдан – ФИО подписанта
3. Действителен – срок действия сертификата
4. Выдан – название аккредитованного удостоверяющего центра

Особо востребованные функции

• Формирование отчетов по документам
• Быстрый поиск документов и связанных данных
• Предварительный просмотр документа, создание поручений, принятие решений
• Делегирование полномочий и вынесение резолюций
• Согласование и подписание документов через мобильное приложение

Развитие системы

В планах — внедрение утилиты поточного сканирования по штрих-коду для ускоренного прикрепления оригиналов в несколько карточек, интеграция с системой АС ФЗД и с Активным каталогом AD для актуализации данных пользователей.