Группа Полюс

Автоматизация внутреннего ЭДО и электронного архива в золотодобывающей компании "Полюс"

ПАО «Полюс» входит в десятку крупнейших золотодобывающих компаний мира. Основные предприятия расположены в Красноярском крае, Иркутской и Магаданской областях, а также в Республике Саха (Якутия). Компания включает 5 действующих рудников, золотоносные россыпи и ряд проектов в стадии строительства и развития.

В 2017 году в «Полюсе» была запущена программа по созданию многофункционального центра в Красноярске, в рамках которой планировалось на базе отдельного юридического лица централизовать функции бухгалтерского и налогового учета, управления персоналом и фабрики платежей. В программу создания МФЦ входил проект по разработке и внедрению автоматизированной системы управления электронным документооборотом (АСУ ЭДО), который должен был обеспечить инфраструктуру, необходимую для оказания услуг МФЦ, – электронный архив первичных документов. Также была поставлена задача по переводу части бухгалтерских документов в электронный вид с применением электронно-цифровой подписи.

Цели

Повышение эффективности работы сотрудников за счет сокращения сроков подписания, обработки и обмена первичными документами в электронной форме
Увеличение прозрачности бизнес-процессов кадрового, бухгалтерского и налогового учета
Повышение оперативности получения необходимой информации в полном объеме за счет централизованного хранения

При выборе программного продукта для реализации проекта АСУ ЭДО компания рассматривала множество платформ по различным критериям, среди которых – совокупная стоимость владения, соответствие функциональным и техническим требованиям и т.д. По результатам проведенной оценки была выбрана платформа WSS Docs от компании WSS-Consulting.
Заказчиком были отмечены следующие ключевые преимущества платформы:

масштабируемость и гибкость в настройке

быстрый и удобный пользовательский интерфейс

низкая совокупная стоимость владения решением

Концепт решения

бухгалтерский учет

учет с подотчетными лицами

товарно-материальных ценностей

основных средств и капитальных вложений

расчетов с поставщиками и подрядчиками

расчетов с покупателями

кадровый учет

Также был разработан функционал выгрузки всех необходимых документов для предоставления ответа на запросы ФНС. Документооборот с внешними контрагентами реализован через операторов ЭДО («Диадок»). Интеграционные решения позволяют автоматически отправлять формализованные и неформализованные документы, подписанные электронной подписью в АСУ ЭДО, в систему оператора ЭДО. Печатные формы этих документов автоматически сохраняются. Ключевым преимуществом внедрения ЭДО с применением электронной подписи является исключение лишних шагов, присущих бумажному документообороту.

Печать документов

Оформление реестра передачи их в МФЦ

Ручное подписание, транспортировка оригинала между подписантами

Обращение в общий центр обслуживания для сдачи документов

В МФЦ исключаются процессы приема, сканирования и распознавания документов , верификации скан-образа и привязки к учетной системе

Электронный архив МФЦ обеспечивает централизованное структурированное хранение сканированных образов первичных бухгалтерских и кадровых документов, а также электронных версий, подписанных ЭЦП. Архив осуществляет следующие функции: регистрацию и маршрутизацию документов, отслеживание сроков их подписания и показателей жизненного цикла, структурированное хранение, подборку документов, формирование выгрузок и др.

Особенности внедрения

Стоит отметить, что изначально сотрудники компании «Полюс» чувствовали к новой системе некоторое недоверие. При запуске ожидалось, что придется организационными мерами заставлять сотрудников пользоваться новой системой, как это обычно бывает при внедрении новых продуктов в организациях. Но этого удалось избежать. Сотрудники высоко оценили удобство и эффекты использования новой системы и начали рекомендовать ее своим коллегам. Произошел эффект «сарафанного радио», который побуждал работников активно присоединяться к эксплуатации АСУ ЭДО и значительно ускорил процесс внедрения.
Одним из значительных вызовов при реализации проекта стало выполнение требований по информационной безопасности. Поскольку АСУ ЭДО обрабатывает документы, содержащие личную информацию, внедрение было реализовано в соответствии со всеми положениями 152 ФЗ РФ «О персональных данных». А электронные цифровые подписи выдавались внутренним (собственным) и внешним удостоверяющими центрами.

Для своевременного решения всех технических неполадок, возникающих на этапах внедрения и тиражирования, компания WSS-Consulting удаленно сопровождала опытно-промышленную эксплуатацию из офиса в Москве. Совместно с заказчиком был создан центр компетенций, в рамках которого были созданы три линии технической поддержки, последовательно связывающие специалистов центра с консультантами и разработчиками. При наличии запросов на изменения от заказчиков со стороны разработчиков WSS-Consulting происходила оперативная доработка функционала. Были организованы онлайн-консультации пользователей АСУ ЭДО для увеличения скорости обработки инцидентов, а также сбора обратной связи.

Результаты

Благодаря использованию электронного документооборота удалось достичь следующих эффектов:

Исключения лишних шагов в данном процессе и его оптимизации
Автоматизации контроля документооборота
Формирования проводок и расчета метрик МФЦ

Кроме того, удалось добиться значительного прогресса в следующих предметных областях управленческого контроля: сроках предоставления документов в МФЦ, их подписания, обработки, в качестве предоставляемых документов и контроле их помещения в архив. На данный момент более 70% документов «Полюс» подписываются в течение 1 дня, что невозможно при бумажном документообороте. Ежегодно в компании формируется более 23 млн электронных документов с применением ЭЦП. Именно столько лишних итераций компании удается избежать.

Итоги были подведены и со стороны WSS-Consulting – для реализации проекта потребовалось более 12 человеко-лет, календарный год и более 80 дней командировок специалистов. За все время было реализовано более 800 функциональных требований заказчика.

«Внедрение АСУ ЭДО в «Полюсе» – самый масштабный проект за всю историю компании WSS-Consulting. Мы очень довольны опытом, полученным в ходе работы над этим проектом. Для компании это был значительный вызов, с которым мы справились. Нам было приятно видеть значительную поддержку в ходе внедрения – как со стороны руководства, так и со стороны рядовых пользователей. Компания WSS-Consulting хотела бы поблагодарить участников проекта со стороны «Полюса» за совместно проделанную работу. Мы очень рады, что по итогам сотрудничества заказчик выражает желание продолжать развивать систему и переводить в АСУ ЭДО другие бизнес-процессы», – отметил Геннадий Попов, управляющий партнер компании WSS-Consulting.

В настоящее время «Полюс» продолжает тиражировать решение с двух изначальных компаний в остальные структуры. Внутренняя настройка АСУ ЭДО для каждой новой подключенной компании составляет всего 1 день, осуществляется при помощи настроек и не требует вмешательства разработчика. По состоянию на май 2019 г. более половины структурных единиц было подключено к АСУ ЭДО.

Андрей Богданов, Начальник управления методологии и процессов бухгалтерского учета, «Полюс»