Заказчик: Акционерное общество «Объединенная металлургическая компания» (ОМК)
Деятельность: Один из крупнейших российских производителей продукции для ведущих энергетических, транспортных и промышленных компаний.
Состав ОМК: Пять крупных предприятий металлургической отрасли: Выксунский металлургический завод (Нижегородская область), Альметьевский трубный завод (Республика Татарстан), завод «Трубодеталь» (Челябинская область), Благовещенский арматурный завод (Республика Башкортостан), Чусовской металлургический завод (Пермский край) , а также Вагоноремонтная компания (34 вагоноремонтных депо в 25 регионах России), Белгородский завод энергетического машиностроения (г. Белгород).
Штат: 34 000 сотрудников
География: ОМК поставляет продукцию в более чем в 30 стран мира.
Внутреннее делопроизводство ОМК до внедрения WSS Docs было организовано в основном на бумажных носителях, что влекло дополнительные трудозатраты при согласовании и подписании документов. В компании отсутствовало единое хранилище документов, что приводило к затрудненному поиску и низкой оперативности доступа к документам.
Система WSS Docs является корпоративной системой электронного документооборота Группы ОМК. На момент 2020 года в системе реализовано 40 процессов. Такие, как:
Проведение заочного голосования с автоматической обработкой голосов, подсчетом голосов и отображения результатов. Решение реализовано в рамках процесса «Протоколы тендерных комитетов».
Интеграция с информационно-аналитической системой «Казначейство» - сокращает сроки по исполнению платежей, позволяет руководителям компании работать в единой системе – согласовывать в ОМК Docs документы, созданные в ИС «Казначейство».
Интеграция с единой автоматизированной системой управления документацией позволяет минимизировать риски по несоответствию системе менеджмента качества в рамках проводимых внешних и внутренних аудитов.
Внедрение процесса тесты/курсы помогло более предметно доводить требования нормативно-регламентирующих документов (НРД) до сведения работников посредством изучения положений НРД через сформированные тесты и курсы.
Постоянная оптимизация/доработка существующих процессов позволяет гибко реагировать на требования бизнеса и соответствовать внешним тенденциям развития и цифровизации ЭДО.
Наталья Лузянина, архитектор СЭД компании ОМК
Общее количество активных пользователей: 25 500. Ежедневно в системе ОМК Docs создается более 7 200 новых регистрационных карточек документов, в сутки обрабатывается более 10 000. Внутри одного предприятия информация проходит все этапы в среднем в 4 раза быстрее, чем до внедрения системы, а сроки согласования документов между подразделениями компании сократились в некоторых случаях в 7 раз. Это позволило повысить эффективность взаимодействия внутри обществ Группы ОМК: разработаны маршруты и регламентные сроки согласования документов, в общем доступе размещены утвержденные в компании формы и шаблоны документов, обеспечен оперативный доступ к документационной базе ОМК.
Автоматизация блока заявок помогла сделать прозрачным процесс подготовки различных видов документов для персонала (справки с работы, выписки, копии трудовых книжек и др.). Большая часть информации хранится в одной системе, позволяя сотрудникам в любой момент получить необходимый документ, который находится на согласовании или уже согласован в ОМК Docs.
«Мы реализовали единую систему электронного документооборота для всех компаний группы. Создали единое информационное пространство. В ходе реализации проекта был произведен реинжиниринг и оптимизация существующих процессов документооборота компании, они были приведены к единообразию. Значительно уменьшились сроки передачи и обработки документов между территориально распределенными подразделениями, что крайне важно для компании с распределенной структурой. Руководители отмечают, что время согласования документов сократилось в несколько раз», - отмечает руководитель практики систем электронного документооборота «ОМК-Информационные технологии» Владимир Журавлев.
В планах по развитию системы на 2020 год - интеграция исходящих документов и поручений с CRM-системой. В рамках данного решения компания получит возможность согласовывать коммерческие предложения, созданные в CRM, через ОМК Docs в формате исходящих документов.
Дополнения для процесса «Поручения»: весь основной функционал планируется сосредоточить в системе ОМК Docs, при этом для удобства сотрудников в CRM-системе появится возможность просмотра текущих статусов поручений.
Также реализуется внедрение электронной подписи (ЭП) в процессы работы с документами в OMK Docs. Использование ЭП позволит установить авторство документа и будет гарантировать, что документ не был изменен после его подписания. Это также поможет отказаться от бумажного носителя и исключит вероятность потери документов, сократив время и средства в процессе обработки данных.
