Ситуация до внедрения

Внутреннее делопроизводство ОМК до внедрения WSS Docs было организовано в основном на бумажных носителях, что влекло дополнительные трудозатраты при согласовании и подписании документов. В компании отсутствовало единое хранилище документов, что приводило к затрудненному поиску и низкой оперативности доступа к документам.

Реализация проекта

Система WSS Docs  является корпоративной системой электронного документооборота Группы ОМК. На момент 2020 года в системе реализовано 40 процессов. Такие, как:

• Входящие/Исходящие документы
• Договоры
• Приказы и распоряжения
• Протоколы и Акты
• Служебные записки
• Нормативные документы
• Указания
• Доверенности
• Повестка совещания
• Заявки (25 видов)
• Гриф Утверждаю
• Инвестиционные инициативы
• Тесты/Курсы
• Бронирование переговорных
• Отчеты по процессам ОМК Docs 
• Классификатор нормативно-регламентирующих документов

Дополнительные функциональности

• Интеграция с файловым хранилищем – позволяет сохранить общую инфраструктуру документов компании и уменьшает нагрузку на продуктивные сервера OMK Docs.
• Проведение заочного голосования с автоматической обработкой голосов, подсчетом голосов и отображения результатов. Решение реализовано в рамках процесса «Протоколы тендерных комитетов».
• Интеграция с информационно-аналитической системой «Казначейство» - сокращает сроки по исполнению платежей, позволяет руководителям компании работать в единой системе – согласовывать  в ОМК Docs документы, созданные в ИС «Казначейство».
• Интеграция с единой автоматизированной системой управления документацией позволяет минимизировать риски по несоответствию системе менеджмента качества в рамках проводимых внешних и внутренних аудитов.
• Внедрение процесса тесты/курсы помогло более предметно доводить требования нормативно-регламентирующих документов (НРД) до сведения работников посредством изучения положений НРД через сформированные тесты и курсы.
• Постоянная оптимизация/доработка существующих процессов позволяет гибко реагировать на требования бизнеса и соответствовать внешним тенденциям развития и цифровизации ЭДО.

Организация процесса голосования в информационной системе ОМК WSS Docs

Результаты

• Общее количество активных пользователей: 25 500;
• Ежедневно в ОМК Docs создается 7 500 новых регистрационных карточек документов;
• В сутки обрабатывается более 10 000 документов;
• Внутри одного предприятия информация проходит все этапы в среднем в 4 раза быстрее, чем до внедрения системы;
• Сроки согласования документов между подразделениями компании сократились в некоторых случаях в 7 раз

Внедрение WSS Docs позволило повысить эффективность взаимодействия сотрудников внутри обществ Группы ОМК: разработаны маршруты и регламентные сроки согласования документов, в общем доступе размещены утвержденные в компании формы и шаблоны документов, обеспечен оперативный доступ к документационной базе ОМК.

Автоматизация блока заявок помогла сделать прозрачным процесс подготовки различных видов документов для персонала (справки с работы, выписки, копии трудовых книжек и др.). Большая часть информации хранится в одной системе, позволяя сотрудникам в любой момент получить необходимый документ, который находится на согласовании или уже согласован в ОМК Docs.

«Мы реализовали единую систему электронного документооборота для всех компаний группы. Создали единое информационное пространство. В ходе реализации проекта был произведен реинжиниринг и оптимизация существующих процессов документооборота компании, они были приведены к единообразию. Значительно уменьшились сроки передачи и обработки документов между территориально распределенными подразделениями, что крайне важно для компании с распределенной структурой. Руководители отмечают, что время согласования документов сократилось в несколько раз», - отмечает руководитель практики систем электронного документооборота «ОМК-Информационные технологии» Владимир Журавлев. 

Подробнее

Развитие ОМК Docs

В планах по развитию системы на 2020 год - интеграция исходящих документов и поручений с CRM-системой. В рамках данного решения компания получит возможность согласовывать коммерческие предложения, созданные в CRM, через ОМК Docs в формате исходящих документов.

Дополнения для процесса «Поручения»: весь основной функционал планируется сосредоточить в системе ОМК Docs, при этом для удобства сотрудников в CRM-системе появится возможность просмотра текущих статусов поручений.

Также реализуется внедрение электронной подписи (ЭП) в процессы работы с документами в OMK Docs. Использование ЭП позволит установить авторство документа и будет гарантировать, что документ не был изменен после его подписания. Это также поможет отказаться от бумажного носителя и исключит вероятность потери документов, сократив время и средства в процессе обработки данных.