Компания «БОСС. Кадровые системы», российский разработчик универсальной платформы управления ресурсами предприятия «БОСС» и WSS-Consulting, специализирующаяся на внедрении продуктов на платформе Microsoft SharePoint, завершили совместный проект по интеграции системы управления персоналом «БОСС-Кадровик» и системы электронного документооборота WSS Docs в фармацевтической компании «АКРИХИН».
Интеграция включает консолидацию данных из различных источников и предоставление данных пользователям в унифицированном виде. По требованию заказчика используемые на предприятии системы учета кадров и электронного документооборота должны были обеспечить создание, подписание (с помощью квалифицированной электронной-цифровой подписи(ЭЦП) и дальнейшее хранение кадровых документов компании заказчика).
WSS Docs - система электронного документооборота на базе Microsoft SharePoint Foundation, автоматизирующая все типовые бизнес-процессы в АКРИХИНе. На данный момент автоматизированы следующие процессы: Договоры и Дополнительные соглашения, Заявки на оплату, Акты, Заявки на закупки, Заявки на расход бюджета, Приказы и распоряжения, Поручения, Входящие и исходящие документы, Нормативные документы, Служебные записки, Протоколы совещаний, Кадровые документы.
Из системы «БОСС-Кадровик» в систему документооборота WSS Docs выгружаются документы по кадровому учету, такие как: согласие на обработку и передачу персональных данных, трудовой договор, соглашение о неразглашении коммерческой тайны, приказы о приеме / увольнении / переводе, карточка Т-2, а также дополнительные соглашения к трудовому договору и другие.
Выгружаемые из системы кадрового учета данные представляют собой вид документа, его наименование, содержание, а также прикрепленные документы и приложения. Существует также отдельный атрибут, указывающий, подлежит ли документ корректировке в системе электронного документооборота.
По требованию заказчика сама процедура выгрузки стартует "по кнопке". Решение о выгрузке документа в WSS Docs принимает сотрудник кадровой службы компании АКРИХИН Выгрузка производится по сформированному списку и осуществляется с помощью формирования контрольных обменных таблиц.
Существует два варианта выгрузки кадровых документов в WSS Docs из «БОСС-Кадровик»:
1. Документ выгружается на этап «Подготовка» для доработки/корректировки документа. При этом оповещается сотрудник кадровый службы, который корректирует документ и отправляет его на подписание с ЭЦП сотруднику.
2. Документ сразу выгружается на подписание с ЭЦП сотруднику. Сотрудник получает оповещение о необходимости подписания кадрового документа. Для подписи с ЭЦП, сотруднику достаточно иметь доступ к WSS Docs через браузер, поддерживается работа в том числе с мобильных устройств на iOS и Android. Для возможности подписи с ЭЦП, не требуется установка сторонних компонентов на устройство. Данное решение дает возможность подписи кадровых документов, когда сотрудник находится в командировке, отпуске.
Доступ к файлам и карточкам документов в WSS Docs пользователи получают в соответствии с реализованной ролевой моделью доступа к файлам, полям и форме карточки документа.
После завершения подписания все документы поступают на этап «Архив» на хранение, а соответствующий сотрудник кадровой службы получает оповещение о завершении процесса.
На текущий момент большинство справочников WSS Docs, в том числе справочник контрагентов, автоматически выгружаются из ERP-системы Microsoft Navision.
Выполненные настройки позволят значительно ускорить работу с кадровой документацией, уменьшить объем ручного ввода и рутинных операций, а, следовательно, снизить риск ошибок.
Михаил Жибоедов, Специалист по бизнес-приложениям, «Акрихин»
_______________________
Компания «БОСС. Кадровые системы» (www.bosshr.ru) – российский разработчик системы управления персоналом «БОСС-Кадровик». Компания «БОСС. Кадровые системы» входит в группу компаний АйТи.
