«Союзмультфи́льм» — советская и российская государственная киностудия по производству мультипликационных фильмов. Создана в Москве 10 июня 1936 года и является крупнейшей киностудией анимационных фильмов. За время существования студии создано более полутора тысяч мультфильмов в самых разных жанрах и художественных техниках, многие из которых вошли в «золотой фонд» мировой анимационной классики и получили более четырёхсот международных фестивальных призов и наград.
Основной задачей внедрения системы автоматизации на киностудии «Союзмультфильм» стала необходимость обеспечить высокую скорость документооборота и процесса согласований, осуществляемого в виде обмена бумажными документами. Решающим критерием при принятии решения о выборе системы стала высокая скорость внедрения. Главным преимуществом «WSS Docs» для киностудии «Союзмультфильм» стал минимальный отрезок времени между постановкой задачи бизнес-заказчиком и моментом ввода системы в эксплуатацию.
В систему были переведены процессы согласования договоров, автоматическая генерация типовых документов, регистрация и исполнение приказов, распоряжений, служебных записок, входящей и исходящей корреспонденции. Сотрудники, участвующие в процессе согласований во всех подразделениях компании, получили доступ к единой информационной системе, обеспечивающей процесс постановки и контроля исполнения поручений, а также электронного документооборота. В рамках ИТ-службы, в «WSS Docs» была реализована система фиксации и устранения инцидентов.
Технические возможности «WSS Docs» позволяют компании обрабатывать около 2 тыс. договоров в год. Система помогла улучшить качество первичной подготовки документов, отпала необходимость их физического перемещения, существенно упростился поиск нужных документов, снизился риск их утери. Более того, удалось устранить «живые очереди» у кабинетов руководителей, визирующих документы. С помощью «WSS Docs» получена статистика по срокам согласования договоров, внесены изменения в процесс, позволившие оптимизировать сроки согласования.
Автоматизация документооборота упростила ежедневную работу сотрудников. В единое хранилище документов, синхронизированное с учетной системой «1С», перенесен архив старых договоров. После согласования документы автоматически попадают в общую базу договоров, проверяются и переносятся в «1С». Механизм интеграции с «1С» исключает дублирование информации и необходимость ее заведения в разных системах. «WSS Docs» обеспечивает быстрый ввод и поиск данных, сокращает время выполнения рутинных операций и обеспечивает централизованное хранение полной истории взаимоотношений с клиентами и контрагентами.
В результате внедрения, решение позволило повысить эффективность организационно-распорядительного документооборота в соответствии с высокими стандартами качества работы заказчика, а также сократить оборот бумажных документов и объединить все подразделения компании в единое информационное пространство.
