Проект автоматизации документооборота в международной группе компаний Eurasian Resources Group

Ситуация до проекта

До внедрения WSS Docs на некоторых предприятиях группы ERG (всего 66) использовалось несколько СЭД разных версий на базе Lotus Notes, а в некоторых компаниях документооборот был организован при помощи электронной почты. Предыдущие системы были закрытыми и не позволяли заказчику самостоятельно вносить изменения в процессы. Это привело к разрозненности бизнес-процессов и проблемной коммуникации внутри компании и между предприятиями группы. Также имелись следующие предпосылки к внедрению единой системы:

• Отсутствовала возможность централизованной поддержки и администрирования системы
• Системы на базе Lotus Notes не справлялись с обработкой больших объемов данных
• Предыдущие СЭД не охватывали автоматизацию документооборота в корпоративных офисах в Европе и части предприятий Казахстана

Цели и задачи проекта

Целью проекта стала автоматизация документооборота на 66 предприятиях холдинга, расположенных в Казахстане и за его пределами. Для достижения цели были поставлены задачи:

• Заменить 6 устаревших СЭД на базе Lotus Notes единым мультиязычным, масштабируемым и интегрируемым решением
• Повысить уровень управляемости и прозрачности прохождения и согласования документов
• Обеспечить пользователей инструментами групповой работы с документами
• Реализовать блок единой непротиворечивой аналитической отчётности по документообороту Евразийской Группы
• Предоставить инструменты для ДОЦО, центра юридической экспертизы и бухгалтерского центра обслуживания
• Автоматизировать работу коллегиальных органов управления
• Внедрить безбумажный документооборот
• Разработать мобильное приложение WSS Docs и отдельное приложение для проведения совещаний коллегиальных органов

Выбор решения

Для реализации проекта заказчик рассматривал вариант тиражирования ранее используемых систем на все предприятия группы, но большинство задач не удалось реализовать из-за ограниченного функционала платформы. В результате изучения систем восьми вендоров был выбран WSS Docs.

Ход проекта

Сначала был запущен пилотный проект, включавший автоматизацию процессов договоров, доверенностей и дополнительных соглашений на нескольких предприятиях группы. Также было реализовано штрихкодирование документов для быстрого поиска, логирование действий в WSS Docs с выгрузкой в SIEM-систему и ряд доработок для обеспечения информационной безопасности.

Реализация проекта проходила в рамках девяти этапов, включая пилот, техническую поддержку и развитие системы.

В рамках этапа «Тиражирование ДОЦО» процессы работы с договорными документами были настроены под заказчика и приведены к единой логике.

Особенности внедрения

• Модуль переписки: интеграция входящих и исходящих документов между предприятиями группы. При регистрации исходящего письма регистратор выбирает компании и сотрудников-получателей. На принимающей стороне создаются входящие документы, а регистратору приходит уведомление.

  

• Управление закупками: автоматизация процесса от создания ТЗ до согласования договора с контрагентом.

  

• Мультиязычность: перевод интерфейса и содержимого справочников, возможность переключения языка пользователем.

  

• Электронная подпись: поддержка квалифицированной электронной подписи через «ТУМАР-CSP».
• Мобильное приложение WSS Docs: просмотр документов, создание и контроль поручений, централизованное администрирование через AppCenter для безопасности и удалённого удаления данных при потере устройства.

  

  

• Файловое хранилище WSS Docs Storage: хранение более 5000Tb документов.
• Управление совещаниями: модуль для проведения заседаний коллегиальных органов удалённо: подготовка вопросов, голосование, протоколирование, постановка и контроль поручений. Веб и мобильная версии.

  

Результаты

В результате выполненных работ были достигнуты все цели проекта. Сотрудники всех предприятий группы обучены работе в системе и адаптировались к новой СЭД.

«С помощью WSS Docs нам удалось автоматизировать переписку между предприятиями группы, что позволило сократить время согласования и рассмотрения документов на 40%, а экономия времени ожидания обработки запросов системой составила 50 000$ в год», — отметил директор по развитию бизнес-систем компании Eurasian Resources Group Шухрат Латыпаев.

Эффекты от внедрения WSS Docs

• Скорость настройки процесса в системе увеличена в 5 раз
• Предоставлено 25 вариантов настройки процессов согласования
• Общая оценочная экономия времени сотрудников группы составила не менее 745 000$ в год