Международная группа компаний Eurasian Resources Group, одна из ведущих в мире групп в сфере добычи и переработки минеральных ресурсов с интегрированными, добывающими, перерабатывающими, энергетическими и логистическими предприятиями.
До внедрения WSS Docs на некоторых предприятиях группы ERG (всего 66) использовалось несколько СЭД разных версий на базе Lotus Notes, а в некоторых компаниях документооборот был организован при помощи электронной почты. Предыдущие системы являлись закрытыми и не позволяли заказчику собственными силами вносить изменения в процессы. Это привело к разрозненности бизнес-процессов и проблематичной коммуникации внутри одной компании и между предприятиями группы. Также были и другие предпосылки к внедрению единой системы:
Сначала был запущен пилотный проект, который включил в себя автоматизацию процессов договоров, доверенностей и дополнительных соглашений на нескольких предприятиях группы. Также было реализовано штрихкодирование документов для оперативного поиска в системе, логирование действий в WSS Docs с последующей выгрузкой в SIEM-систему и ряд доработок для обеспечения информационной безопасности, соответствующей стандартам компании.
Реализация проекта проходила в рамках девяти этапов, включая «пилот», техническую поддержку и развитие системы.
В рамках этапа «Тиражирование ДОЦО» процессы работы с договорными документами были настроены под заказчика и приведены к единой логике.
Для обмена документами между предприятиями группы в системе WSS Docs реализована интеграция входящих и исходящих документов. С помощью данного модуля на этапе регистрации исходящего письма регистратор имеет возможность выбрать, в какие компании направить письмо и каким сотрудникам. Таким образом, на принимающей стороне создаются входящие документы, а регистратору приходит оповещение.
Сотрудники ERG ежедневно готовят и согласуют большое количество документов по закупкам различных товаров и услуг. Для группы ERG этот процесс был полностью автоматизирован от создания технического задания, обоснования потребности и до согласования договора с контрагентом.
В связи с тем, что ERG имеет свои представительства и предприятия по всему миру, реализация решения мультиязычности для заказчика была одной из приоритетных задач. Модуль осуществляет перевод всех элементов пользовательского интерфейса и содержимого полей справочников. Каждый пользователь может переключать язык из интерфейса системы.
В системе реализована возможность подписания документов квалифицированной электронной подписью. Это сделано за счет интеграции WSS Docs с программным средством криптографической защиты «ТУМАР-CSP», сертифицированным в Республике Казахстан.
Частые командировки руководителей компании потребовали рассмотреть инструменты для удаленной работы с системой, чтобы ускорить процесс согласования документов. С этой целью был разработан мобильный клиент WSS Docs, оснащенный основным функционалом.
В мобильной версии сотрудники имеют возможность просматривать документы и файлы документов, создавать и просматривать поручения.
Также для безопасности приложения был разработан центр администрирования AppCenter, с помощью которого администратор может принимать решение по допуску сотрудников к приложению. Это обеспечило защиту данных от сторонних лиц и от группы сотрудников ERG, которым запрещен доступ к функционалу клиента. Кроме того, в случае потери мобильного устройства сотрудником, администратор может отправить сервисное push-уведомление, которое удалит все данные приложения с телефона, предотвратив утечку корпоративной информации.
Также стоит отметить, что в период пандемии мобильное приложение стало одним из ключевых инструментов, позволяющих минимизировать риски перехода на удаленный режим работы.
Для того, чтобы компания могла работать с большим объемом документов, был внедрен дополнительный модуль «WSS Docs Storage», который позволяет хранить более 5000Tb документов.
«Коллегиальные органы управления WSS Docs» — это отдельный модуль системы, предназначенный для оптимизации процесса заседаний. Для руководителей предприятий ERG было важно автоматизировать данный процесс, чтобы иметь возможность проводить заседания удаленно. В рамках модуля был автоматизирован полный цикл процесса от подготовки вопросов к заседанию до контроля исполнения поручений по итогам заседаний. Пользователи WSS Docs могут отслеживать график заседаний, просматривать и согласовывать вопросы повестки совещаний, голосовать, прикреплять материалы к заседанию, формировать протоколы, ставить поручения, контролировать их выполнение и многое другое. Помимо автоматизации данного процесса в web-версии системы также было разработано отдельное мобильное приложение для удаленного проведения заседаний.
В результате выполненных работ были достигнуты все поставленные цели. По словам заказчика, с момента внедрения WSS Docs сотрудники всех предприятий группы были обучены работе в системе и без трудностей адаптировались к новой СЭД.
«С помощью WSS Docs нам удалось автоматизировать переписку между предприятиями группы, что позволило сократить время согласования и рассмотрения документов на 40%, а экономия времени ожидания обработки запросов системой составила 50 000$ в год», - отметил директор по развитию бизнес-систем компании Eurasian Resources Group Шухрат Латыпаев.
