Заказчик
Международная группа компаний Eurasian Resources Group, одна из ведущих в мире групп в сфере добычи и переработки минеральных ресурсов с интегрированными, добывающими, перерабатывающими, энергетическими и логистическими предприятиями
Внедрение продукта
WSS Docs
Количество пользователей
Более 15 000
Ситуация до проекта
До внедрения WSS Docs на некоторых предприятиях группы ERG (всего 66) использовалось несколько СЭД разных версий на базе Lotus Notes, а в некоторых компаниях документооборот был организован при помощи электронной почты. Предыдущие системы являлись закрытыми и не позволяли заказчику собственными силами вносить изменения в процессы. Это привело к разрозненности бизнес-процессов и проблематичной коммуникации внутри одной компании и между предприятиями группы. Также были и другие предпосылки к внедрению единой системы:
Ход проекта
Сначала был запущен пилотный проект, который включил в себя автоматизацию процессов договоров, доверенностей и дополнительных соглашений на нескольких предприятиях группы. Также было реализовано штрихкодирование документов для оперативного поиска в системе, логирование действий в WSS Docs с последующей выгрузкой в SIEM-систему и ряд доработок для обеспечения информационной безопасности, соответствующей стандартам компании.
Реализация проекта проходила в рамках девяти этапов, включая «пилот», техническую поддержку и развитие системы.
В рамках этапа «Тиражирование ДОЦО» процессы работы с договорными документами были настроены под заказчика и приведены к единой логике.
Особенности внедрения
Для обмена документами между предприятиями группы в системе WSS Docs реализована интеграция входящих и исходящих документов. С помощью данного модуля на этапе регистрации исходящего письма регистратор имеет возможность выбрать, в какие компании направить письмо и каким сотрудникам. Таким образом, на принимающей стороне создаются входящие документы, а регистратору приходит оповещение.
Сотрудники ERG ежедневно готовят и согласуют большое количество документов по закупкам различных товаров и услуг. Для группы ERG этот процесс был полностью автоматизирован от создания технического задания, обоснования потребности и до согласования договора с контрагентом.
В связи с тем, что ERG имеет свои представительства и предприятия по всему миру, реализация решения мультиязычности для заказчика была одной из приоритетных задач. Модуль осуществляет перевод всех элементов пользовательского интерфейса и содержимого полей справочников. Каждый пользователь может переключать язык из интерфейса системы.
В системе реализована возможность подписания документов квалифицированной электронной подписью. Это сделано за счет интеграции WSS Docs с программным средством криптографической защиты «ТУМАР-CSP», сертифицированным в Республике Казахстан.
Частые командировки руководителей компании потребовали рассмотреть инструменты для удаленной работы с системой, чтобы ускорить процесс согласования документов. С этой целью был разработан мобильный клиент WSS Docs, оснащенный основным функционалом.
В мобильной версии сотрудники имеют возможность просматривать документы и файлы документов, создавать и просматривать поручения.
Также для безопасности приложения был разработан центр администрирования AppCenter, с помощью которого администратор может принимать решение по допуску сотрудников к приложению. Это обеспечило защиту данных от сторонних лиц и от группы сотрудников ERG, которым запрещен доступ к функционалу клиента. Кроме того, в случае потери мобильного устройства сотрудником, администратор может отправить сервисное push-уведомление, которое удалит все данные приложения с телефона, предотвратив утечку корпоративной информации.
Также стоит отметить, что в период пандемии мобильное приложение стало одним из ключевых инструментов, позволяющих минимизировать риски перехода на удаленный режим работы.
Для того, чтобы компания могла работать с большим объемом документов, был внедрен дополнительный модуль «WSS Docs Storage», который позволяет хранить более 5000Tb документов.
«Коллегиальные органы управления WSS Docs» — это отдельный модуль системы, предназначенный для оптимизации процесса заседаний. Для руководителей предприятий ERG было важно автоматизировать данный процесс, чтобы иметь возможность проводить заседания удаленно. В рамках модуля был автоматизирован полный цикл процесса от подготовки вопросов к заседанию до контроля исполнения поручений по итогам заседаний. Пользователи WSS Docs могут отслеживать график заседаний, просматривать и согласовывать вопросы повестки совещаний, голосовать, прикреплять материалы к заседанию, формировать протоколы, ставить поручения, контролировать их выполнение и многое другое. Помимо автоматизации данного процесса в web-версии системы также было разработано отдельное мобильное приложение для удаленного проведения заседаний.
Результаты проекта
В результате выполненных работ были достигнуты все поставленные цели. По словам заказчика, с момента внедрения WSS Docs сотрудники всех предприятий группы были обучены работе в системе и без трудностей адаптировались к новой СЭД.
«С помощью WSS Docs нам удалось автоматизировать переписку между предприятиями группы, что позволило сократить время согласования и рассмотрения документов на 40%, а экономия времени ожидания обработки запросов системой составила 50 000$ в год», - отметил директор по развитию бизнес-систем компании Eurasian Resources Group Шухрат Латыпаев.
Эффекты от внедрения WSS Docs:
