«Лента» – ведущий многоформатный продуктовый и FMCG-ритейлер в России 

Компания «Лента» развивает форматы гипермаркетов, супермаркетов и магазинов у дома. По состоянию на 31 декабря 2023 года под управлением «Ленты» находится 261 гипермаркет, 246 супермаркетов и 2 312 магазинов у дома общей торговой площадью свыше 2,32 млн кв. м в более чем 650 населённых пунктах России.

В 2019 году «Лента» приняла решение о внедрении электронного архива WSS-Consulting, что было обусловлено следующими причинами:

• высокие затраты на услуги внешнего электронного архива;

• неструктурированное хранение документов;

• трудоемкий процесс поиска и предоставления документов по запросам;

• высокие логистические расходы;

• ограниченный доступ к документам;

• законодательные изменения в области ЭДО.

Задача: организация электронного архива на собственных ресурсах и под полным контролем «Ленты»

Внедрение электронного архива должно было решить следующие задачи:

• унифицировать принципы хранения документов в бумажном и электронном виде;

• обеспечить быстрое добавление документов в архив, поиск и совместную работу с ними с разграничением прав доступа;

• снизить число обращений к оригиналам документов на бумажных носителях;

• обеспечить выполнение требований ФНС к оцифрованным скан-образам документов;

• сделать возможным быструю централизованную подготовку документов из архива по запросам;

• обеспечить контроль наличия и сохранности бумажных документов, уничтожение бумажных и электронных документов по истечении сроков хранения;

• отказаться от услуг внешних компаний.

Функционал электронного архива

Компания WSS-Consulting разработала электронный архив и дополнительное программное обеспечение для рабочих мест пользователей:

• приложение сканирования;

• мобильное приложение для терминалов сбора данных, которые позволябт сотрудникам работать на местах с бумажными документами;

• WSS Client для печати штрих-кодов и массовой печати документов из электронного архива.

Готовое решение обладает свойствами отказоустойчивости, катастрофоустойчивости, отвечает требованиям «Ленты» по производительности и быстродействию. Реализовано более 100 интеграций с информационными системами.

Как осуществляется организация хранения документов в электронном архиве

Возможны следующие варианты поступления документов в электронный архив:

• передача файлов с метаданными по интеграции из других информационных систем;

• создание карточек на основе полученных данных из внешних реестров;

• создание карточек вручную.

Бумажные документы формируются в дела и короба, связываются с делами в системе, передаются в зону сканирования. Система поддерживает поточное сканирование, что позволяет обрабатывать большое количество документов. После автоматического и визуального контроля качества скан-копий, комплекты документов формируются в системе. Скан-копии также автоматически загружаются в систему.

После проверки целостности объема передаваемых документов в системе, они передаются на размещение в физическое хранилище. Реализовано адресное размещение документов с отметками в системе.

Дополнительные операции с документами, поддерживаемые электронным архивом:

• перемещение документов;

• изъятие и возврат документов;

• внесение изменений;

• уничтожение.

Результаты проекта по внедрению электронного архива

На данный момент в архиве хранится более 100 миллионов документов. Проект реализовывался в следующей хронологии:

• Июнь 2019 г.: старт проекта;

• 2020 г.: договорные документы, более 500 000 документов;

• 2021 г.: первичные документы, более 100 000 000 документов;

• 2023 г.: документы списания, акты сверок, инвентаризационные описи, более 3 000 000 документов.

Дальнейшее развитие проекта предполагает интеграцию с системой АИС «Налог-3», перевод в электронное хранение первичных формализованных документов, неформализованных документов (электронных и бумажных), кадровых документов.

Узнайте больше о возможностях электронного архива: info@wss-consulting.ru.