Сбербанк Страхование жизни

ООО СК «Сбербанк страхование жизни» — российская страховая компания, на 100% является дочерним предприятием ПАО «Сбербанк». Компания специализируется на программах рискового, накопительного и инвестиционного страхования жизни


Автоматизация документооборота на базе WSS Docs в «Сбербанк страхование жизни»

Целью внедрения СЭД WSS Docs стало создание единой системы электронного документооборота для эффективного взаимодействия работников и партнеров. Для реализации проекта были поставлены задачи:

  • Повысить прозрачность работы работников с документами
  • Ускорить согласование документов
  • Обеспечить хранение корпоративных документов с удобным доступом
  • Разграничить права доступа пользователей к документам
  • Усилить контроль исполнительской дисциплины
  • Минимизировать случаи потери документов
  • Ускорить процесс поиска документов в базе данных
  • Реализовать использование ЭП с определенными видами документов

Для решения своих задач заказчик выбрал систему WSS Docs, опираясь на критерии гибкой настройки процессов согласования, возможность расширения функционала системы за счет каталога дополнительных модулей и сравнительно низкую стоимость внедрения на рынке.


Реализация проекта


Заказчик принял решение о внедрении коробочной версии продукта WSS Docs с адаптацией процессов, так как стандартное решение отвечало большинству требований компании в части автоматизации классического делопроизводства и канцелярии. Часть стандартных процессов была адаптирована под заказчика в рамках первого этапа проекта:

  • Доработан состав полей карточек
  • Расширены возможности настройки матриц согласования
  • Изменены этапы прохождения документов по процессу
  • Добавлены новые фильтры и столбцы интерфейса
  • Предоставлены возможности формирования новых видов отчетов

  • Этапы проекта внедрения системы WSS Docs

    В результате первого этапа в WSS Docs были автоматизированы процессы:

    • Регистрация, рассмотрение и исполнения входящих документов;
    • Создание исходящих документов по готовым шаблонам, согласование, регистрация и рассылка документов;
    • Регистрация и контроль исполнения приказов и распоряжений;
    • Формирование и согласование протоколов совещаний, оповещение участников совещания об утверждении протокола;
    • Постановка поручений работникам и контроль исполнения поручений

      Автоматизация процессов создания, согласования, подписания кадровых приказов

      В рамках адаптации договорного процесса заказчику была предоставлена возможность гибкой настройки блока согласования документа: администратор может добавлять в блок согласования работников, которых не смогут удалить рядовые пользователи СЭД. Также была добавлена возможность отслеживания статуса действия договора с учетом автоматической пролонгации: пользователи могут формировать отчет по всем договорам и отслеживать все действующие и недействующие договоры.

      Дополнительные модули


      в WSS Docs был реализован дополнительный модуль квалифицированной электронной подписи на базе КриптоПро, благодаря которому компания ускорила процесс подписания документов в системе. С помощью настройки автоматического формирования файла визуализации электронной подписи удалось освободить работников-регистраторов от ряда действий:

      • Скачивание подписанных файлов
      • Проставление регистрационных номеров, даты и штампа визуализации электронной подписи (ЭП)
      • Преобразование файлов в расширение .pdf
      • Загрузка сформированного файла визуализации в карточку документа

      Пример штампа:

      Электронная подпись WSS Docs

      Изначально использование электронной подписи предполагалось только при работе с приказами, однако после успешного использования модуля ЭП работниками, заказчик решил провести тиражирование на другие процессы СЭД:

      1.    Распоряжения
      2.    Договоры и Дополнительные соглашения
      3.    Исходящие документы

      Результаты


      Реализация проекта от сбора требований к системе до ввода в промышленную эксплуатацию заняла 5 месяцев. За это время также был проведен тренинг для ключевых пользователей системы и инженеров технической поддержки. Несмотря на то, что обучение проводилось только по адаптированным под заказчика процессам, сотрудникам было достаточно полученных знаний, чтобы применить их в работе с остальными процессами СЭД, входящими в коробочное решение:

      1.    Заявки на оплату
      2.    Рабочие материалы
      3.    Нормативные документы
      4.    Служебные записки

      Проект автоматизации сократил количество бумажных документов в компании Сбербанк страхование жизни, что в итоге снизило риск потери корпоративной информации. Работники получили эффективный инструмент для групповой работы с документами и возможность удобного и быстрого поиска информации, что положительно повлияло на скорость работы персонала. Этого эффекта также удалось добиться за счет:

      • Подписания документов электронной подписью
      • Сокращения временных затрат на рутинные операции: создание, регистрация, поиск, согласование
      • Обеспечения прозрачности маршрутов движения документов
      • Исключения дублирования данных

      • Развитие системы


        На 2021 год запланированы работы по внедрению мобильного клиента WSS Docs для оперативного решения рабочих вопросов в режиме удаленной работы работников. Также планируется интегрировать систему с оператором ЭДО для обмена документами с партнерами.


Мы используем cookies, чтобы улучшить работу сайта и предоставить вам больше возможностей. Продолжая использовать сайт, вы соглашаетесь на обработку файлов «cookies».

Подробнее


Facebook_white.pngCombined-Shape.png