Автоматизация документооборота на базе WSS Docs в «Сбербанк страхование жизни»

Целью внедрения СЭД WSS Docs стало создание единой системы электронного документооборота для эффективного взаимодействия работников и партнеров. Для реализации проекта были поставлены задачи:

• Повысить прозрачность работы работников с документами
• Ускорить согласование документов
• Обеспечить хранение корпоративных документов с удобным доступом
• Разграничить права доступа пользователей к документам
• Усилить контроль исполнительской дисциплины
• Минимизировать случаи потери документов
• Ускорить процесс поиска документов в базе данных
• Реализовать использование ЭП с определенными видами документов

Для решения своих задач заказчик выбрал систему WSS Docs, опираясь на критерии гибкой настройки процессов согласования, возможность расширения функционала системы за счет каталога дополнительных модулей и сравнительно низкую стоимость внедрения на рынке.

Реализация проекта

Заказчик принял решение о внедрении коробочной версии продукта WSS Docs с адаптацией процессов, так как стандартное решение отвечало большинству требований компании в части автоматизации классического делопроизводства и канцелярии. Часть стандартных процессов была адаптирована под заказчика в рамках первого этапа проекта:

• Доработан состав полей карточек
• Расширены возможности настройки матриц согласования
• Изменены этапы прохождения документов по процессу
• Добавлены новые фильтры и столбцы интерфейса
• Предоставлены возможности формирования новых видов отчетов






В результате первого этапа в WSS Docs были автоматизированы процессы:

• Регистрация, рассмотрение и исполнения входящих документов;
• Создание исходящих документов по готовым шаблонам, согласование, регистрация и рассылка документов;
• Регистрация и контроль исполнения приказов и распоряжений;
• Формирование и согласование протоколов совещаний, оповещение участников совещания об утверждении протокола;
• Постановка поручений работникам и контроль исполнения поручений

В рамках адаптации договорного процесса заказчику была предоставлена возможность гибкой настройки блока согласования документа: администратор может добавлять в блок согласования работников, которых не смогут удалить рядовые пользователи СЭД. Также была добавлена возможность отслеживания статуса действия договора с учетом автоматической пролонгации: пользователи могут формировать отчет по всем договорам и отслеживать все действующие и недействующие договоры.



Дополнительные модули


в WSS Docs был реализован дополнительный модуль квалифицированной электронной подписи на базе КриптоПро, благодаря которому компания ускорила процесс подписания документов в системе. С помощью настройки автоматического формирования файла визуализации электронной подписи удалось освободить работников-регистраторов от ряда действий:


• Скачивание подписанных файлов
• Проставление регистрационных номеров, даты и штампа визуализации электронной подписи (ЭП)
• Преобразование файлов в расширение .pdf
• Загрузка сформированного файла визуализации в карточку документа

Пример штампа:



Изначально использование электронной подписи предполагалось только при работе с приказами, однако после успешного использования модуля ЭП работниками, заказчик решил провести тиражирование на другие процессы СЭД:

1.    Распоряжения
2.    Договоры и Дополнительные соглашения
3.    Исходящие документы



Результаты


Реализация проекта от сбора требований к системе до ввода в промышленную эксплуатацию заняла 5 месяцев. За это время также был проведен тренинг для ключевых пользователей системы и инженеров технической поддержки. Несмотря на то, что обучение проводилось только по адаптированным под заказчика процессам, сотрудникам было достаточно полученных знаний, чтобы применить их в работе с остальными процессами СЭД, входящими в коробочное решение:

1.    Заявки на оплату
2.    Рабочие материалы
3.    Нормативные документы
4.    Служебные записки

Проект автоматизации сократил количество бумажных документов в компании Сбербанк страхование жизни, что в итоге снизило риск потери корпоративной информации. Работники получили эффективный инструмент для групповой работы с документами и возможность удобного и быстрого поиска информации, что положительно повлияло на скорость работы персонала. Этого эффекта также удалось добиться за счет:


• Подписания документов электронной подписью
• Сокращения временных затрат на рутинные операции: создание, регистрация, поиск, согласование
• Обеспечения прозрачности маршрутов движения документов
• Исключения дублирования данных



Развитие системы


На 2021 год запланированы работы по внедрению мобильного клиента WSS Docs для оперативного решения рабочих вопросов в режиме удаленной работы работников. Также планируется интегрировать систему с оператором ЭДО для обмена документами с партнерами.