Кадровые процессы документооборота всегда требовали значительных затрат ресурсов HR-менеджеров, а режим самоизоляции, вызванный пандемией, добавил еще больше работы кадровым службам. Оформление отпусков, больничных, перевод или увольнение сотрудников — все эти процессы сопровождаются документами. Если их перевести в цифровой формат, то это значительно упростит работу кадровых служб в будущем. В этой статье мы расскажем, почему бизнесу так важно автоматизировать кадровые процессы, и с чего нужно начинать.

О ведении кадрового учета в электронном виде говорили еще несколько лет назад. В 2018 году чиновники проводили пилотный проект, в рамках которого несколько компаний перевели свои кадровые документы в электронный формат. После этого планировалось внести ряд поправок, однако процесс был приостановлен. Пандемия потребовала от чиновников снова вернуться к этому вопросу, и в начале 2020 года Минтруд РФ заявил, что в 2021 году трудовые книжки должны быть переведены в электронный вид. Также в декабре этого года вводят электронные больничные листы. Вместе с этим, в марте 2021 года завершится очередной пилотный проект, который подразумевает полный перевод кадровых документов в электронный вид без дублирования на бумажных носителях. Все это подтверждает факт того, что в ближайшие годы кадровый документооборот полностью станет электронным. Подготовиться к переменам можно заранее, внедрив комплексную систему по управлению электронным документооборотом (СЭД).

Преимущества СЭД для кадровых отделов очевидны:

• Снижаются трудозатраты HR-менеджеров при оформлении документов

• Взаимодействие HR-сотрудников с персоналом ускоряется

• Все необходимые документы структурированно хранятся в защищенном электронном архиве, позволяя сотрудникам в любой момент найти нужны данные

• Работа сотрудников становится прозрачнее и быстрее

• Документы в электронном виде согласуются и подписываются в разы быстрее за счет использования электронной подписи

Многие компании уже ведут электронный кадровый документооборот в части тех документов, в отношении которых это допускается действующим законодательством. Рассмотрим некоторые из таких процессов.

С чего начать

Переход на электронный кадровый документооборот нужно начать с подготовки нормативной базы и регламентов. На этом этапе также необходимо описать схему согласования, определиться с информационной системой и типами документов, которые планируется перевести в электронный вид. Как правило, компании автоматизируют сначала самые «популярные» процессы кадровиков, связанные с управлением персонала. На примере СЭД WSS Docs расскажем, как можно упростить процесс организации приема сотрудника на работу:

1. По запросу инициатора в системе формируются необходимые документы для принятия сотрудника на работу: трудовой договор, дополнительные соглашения и приказ о приеме сотрудника

2. Документы согласуются и подписываются работодателем и работником в СЭД с помощью квалифицированной электронной подписи. Это достигается за счет интеграции системы WSS Docs с криптопровайдерами КриптоПро, Vipnet и другими

3. Документ автоматически регистрируется и переходит на Оперативное хранение.

Увольнение или перевод сотрудника в другой отдел

Система WSS Docs позволяет любому сотруднику самостоятельно подать заявление на увольнение или на переход в другое подразделение (отдел). После подачи необходимых документов система сама подключает к рассмотрению и согласованию документа всех заинтересованных в вопросе сотрудников компании.

Виды документов, которые может подать сотрудник:

• Заявление о выдаче трудовой книжки

• Заявление об увольнении

• Заявка на перевод

Автоматизация работы с внутренними приказами

Типы приказов, которые можно автоматизировать в WSS Docs:

• Приказ о возложении обязанностей

• Приказ о переводе работников на другую работу

• Приказ о предоставлении отпуска работнику

• Приказ о прекращении трудового договора с работником

• Приказ о приеме работника на работу

• Приказ об изменении личных данных работника

• Приказ об отзыве из отпуска, прерывании ОУР

• Приказ об установлении полной коллективной (бригадной) материальной ответственности

При создании кадрового приказа, в первую очередь, его необходимо согласовать, а далее – направить на подпись работодателю и разослать сотрудникам для ознакомления. Чтобы ознакомить сотрудников с приказом пользователь принимает соответствующее решение в системе, после чего происходит подписание документа квалифицированной электронной подписью. Факт подписания фиксируется в виде штампа в печатной форме. 

Автоматизация процесса работы с кадровыми заявками и заявлениями

В системе любой сотрудник может быстро создать и согласовать заявку на отпуск или подать заявление на перенос отпуска. Также сотрудники могут самостоятельно инициировать работу со следующими типами документов:

• Заявление о выборе способа выплаты пособий ФСС

• Заявление об изменении личных данных

• Заявка на выполнение дополнительной работы

• Справка о работе или 2-НДФЛ

Все вышеперечисленные процессы автоматизируются в рамках модуля WSS Docs: кадровый электронный документооборот. Он поддерживает работу как с бумажными носителями, храня все необходимые сканированные оригиналы, так и работу с электронной подписью сотрудников, позволяя исключить необходимость печати и подписания документа на бумаге.